לבנות את הדוחות הנכונים

לא ניתן לנהל את מה שאיננו יודעים!

ניהול אפקטיבי וכל תהליך של קבלת החלטות - מחייב להבין את תמונת המצב לאשורה.

מספר טיפים חשובים:

  1. הקפידו להשתמש בדוחות מתאימים
  2. אל תגזימו עם דוחות
  3. זיכרו שעודף-נתונים הוא רק מבלבל ומפריע לקבלת החלטות (Less is More!)
  4. אל תתחמקו מבניית כלי ניהול מתאימים – עבודה עם רגשות ותחושות מעורפלים איננה רצויה והיא מובילה להחלטות שגויות, אשר מתגלים באיחור רב!
  5. השתמשו בדוחות ברורים, ענייניים, המציגים נתונים באופן ויזואלי
  6. הפרידו עיקר וטפל – התהליך של הבנת החשוב והפרדתו מהדברים בעלי החשיבות המשנית, הינו בעל ערך ניהולי בפני עצמו
  7. רוצים לדעת עוד? המשיכו לקרוא או פנו אלי למפגש ייעוצי והתאמת כלי ניהול לפעילות העסקית / הניהולית שלכם

שימוש בדוחות המציגים תמונת מצב - המטרה העיקרית של דוחות ככלי ניהולי, היא לאפשר לנו לייצר תמונת מצב ניהולית, כלומר, מה שיאפשר לנו להבין ולראות באופן הכי מוחשי שניתן את מצב העניינים. כתוצאה מכך, נוכל לקחת החלטות טובות ומושכלות.

כשאני פוגש מנהלים, יזמים ובעלי עסקים. לא פעם אני נתקל באחת משתי שגיאות נפוצות: האחת - ויתור על דוחות ובמקומם עבודה עם רגשות ותחושות (לרוב כלליות ומעורפלות) לגבי המתרחש בפעילות העסק או המחלקה. השגיאה הנפוצה מהסוג השני – שימוש בדוחות עתירי נתונים, חיתוכים, העדר הפרדה בין עיקר וטפל ("הכל חשוב") וכו', באופן שלא מאפשר לקבל תמונת מצב ברורה.

מה חשוב בבניית והכנת דוחות ככלי עבודה ניהולי?
דבר ראשון, עליכם להבין מראש - מה אתם רוצים לדעת? מה חשוב להבין בפעילות העסק/הארגון/המחלקה?
רק אחרי שעניתם על שאלה זו, שאלו את עצמכם: אילו נתונים יעזרו לי להבין את תמונת המצב?
כעת, גשו לבנות דוח מתאים. אל תכבירו בנתונים מיותרים. זכרו שמספיק לנו לקבל את עיקרי הנתונים ולא להתעסק בנתונים השוליים.

אם לדוגמא, מדובר במעקב תכנון מול ביצוע של מכירות – אנחנו רוצים לדעת מה קורה עם אותם 10-15 לקוחות שמייצרים לעסק 80% מההכנסה. אם מדובר בפיתוח מוצר חדש, חשוב לנו לעקוב אחר סטטוס ההתקדמות עפ"י אבני הדרך וניהול הסיכונים במסלול הקריטי של הפרוייקט ורק לאחר מכן לרדת לרזולוציה של התקדמות פיתוח רשימת המאפיינים של המוצר ופרטים נוספים. אם מדובר בכניסה לתפקיד חדש – חשוב שתוודאו שיש לכם את הצ'ק ליסט הנכון, שמבטיח כניסה מוצלחת לתפקיד.
הדוגמאות הן רבות ומגוונות.

יש לכם דוגמאות מעניינות של כלי ניהול שמצאתם כמועילים ומעניינים למנהלים צעירים אחרים? נשמח שתשתפו אותנו:            Contact@re-spect.co.il