מהי משימה?
חניכה למנהלים צעירים

משימה (Task) היא מרכיב חשוב בניהול. מנהלים צעירים רבים לא מכירים היטב את המושגים השונים הקשורים בעולם ניהול המשימות. לכן על מנת לייצר בהירות ראשונית, ריכזתי במאמר הקצר הבא את עיקרי הדברים למנהל בתעשייה ולמנהלים בכלל.

משימה - מטלה, פעולות לביצוע. פעילות הדורשת ביצוע בפרק זמן מוגדר, ובהתייחס ליעדי-ביצוע.

ניהול משימה –  ניהול כל ההיבטים הדרושים לביצוע שלם של המשימה, וכולל: תכנון, מעקב התקדמות, קביעת סדרי עדיפויות, עמידה בלוחות זמנים, הקצאת משאבים (כגון: כוח אדם, פיננסי וכו'), בקרת ביצוע ודיווח.

ניהול משימות בצוות, ניהול פרויקט – מחייב התייחסות מפורטת להקצאת משימות ומשאבים, ניהול זרימת-עבודה, תכנון וניהול גאנט, התייחסות לבחינת התקדמות בציר הקריטי לביצוע והיבטים נוספים.

משימה מתייחסת למרכיב 'ביצועי' בתכנית עבודה, תכנית פעולה או פרויקט.

משימה צריכה להיות: ברורה, מוגדרת ובעלת גבולות ברורים, עם התחלה וסוף, ניתנת לביצוע ע"י האדם שקיבל את המשימה וניתנת למדידה ובקרה.

הגדרת המשימה חייבת לכלול את ה – מה, איך, איפה, מתי וכשאפשרי גם את ה – למה.

מה ההבדל בין מטרה, יעד ומשימה?
כיצד הם קשורים ופועלים יחדיו?

מטרה או מטרת העל – מייצגת את הסיבה שבגללה אנו יוצאים לדרך מסוימת. היא מציינת את מה שאנו מעוניינים להשיג בסופו של דבר, ועל כן היא מקור המוטיבציה להנעה לפעולה.
המטרה מהווה את הקריטריון לבחירת משימות רלוונטיות, לעמידה בלוחות זמנים, למשאבים שנקצה או לא. היא תכתיב את העקרונות המנחים למה נאמר "כן" ולמה "לא".
לכן, הרעיון של "התמקדות במטרה" הוא מהותי להצלחה. הצלחה = השגת המטרה שהגדרת.

דוגמאות של מטרות:
להתקדם לתפקיד הבא במסלול הקריירה שלי.
לשפר את רמת הכושר והבריאות שלי.

כמובן, מטרה אפקטיבית צריכה להיות מוגדרת בבירור. לדוגמא:
- להתקדם לתפקיד של מנהל שרשרת אספקה בתוך שנתיים מהיום.
- בתוך שנה, להוריד 5 קילו ממשקל גופי ולהיות מסוגל לרוץ 10 ק"מ 3 פעמים בשבוע.

מטרה שאיננה מוגדרת בבירור, היא בבחינת כוונה כללית ותו לא.
כוונה כללית לא תקדם אותנו להישג ולהצלחה!

יעדים – הם למעשה סוג של מטרות ביניים. הם האינדיקטור שאנו מתקדמים בכיוון הנכון, אל עבר המטרה הרצויה. הם קשורים בהכרח לאבני הדרך העיקריות, בדומה לשלבים בסולם.
יעדים הם גם 'ציון-דרך' וגם סוג של 'משימות-אב'.
לכן, הם צריכים להיות ברורים, מדידים ותחומים בלוח זמנים מוגדר.

לדוגמא:
מטרה: להתקדם לתפקיד של מנהל שרשרת אספקה בתוך שנתיים מהיום.

היעד הראשון: בשנה הקרובה למלא בהצטיינות את התפקיד של 'אחראי תחום יצוא בשרשרת אספקה'.
היעד השני: לרכוש מיומנויות, ידע וכישורים הנדרשים להתאמה לדרישות התפקיד של 'סגן מנהל שרשרת אספקה' בתוך שנה וחצי שנה מנקודת הזמן הנוכחית.
וכן הלאה.

כל יעד צריך להיות מלווה בקריטריונים ומדדים ברורים, אשר יאפשרו את בחינת השגת היעד, והאם הוא הושג באופן מלא או חלקי.

למשל, אם דיברנו על הצלחה בתפקיד הנוכחי. אנו צריכים לציין 3-5 מדדים עיקריים שמציינים מהי הצלחה בתפקיד מבחינתנו.

בכדי להשיג את היעדים, אנו זקוקים לסדרה של משימות שעלינו לבצע בהצלחה על מנת להשיג את היעד.

דוגמא למשימות בדרך אל היעד:
- השגת שליטה בכלים מתקדמים של תוכנת ה ERP
- להכיר ולהבין היטב את כל ההיבטים בהגדרת התפקיד של מנהל שרשרת אספקה
- לקחת קורס בניהול שרשרת אספקה
פיתוח מיומנות עבודה תחת לחץ וריבוי משימות
וכן הלאה.

משימה:
משימה צריכה להיות קטנה ופשוטה, ברת ביצוע וריאלית.
אם המשימה שהוגדרה היא מורכבת מידי או גדולה מידי, אזי יש 'לפרק' אותה לתתי-משימות, באופן בו נקבל בסופו של דבר רצף משימות קטנות ופשוטות להבנה וביצוע.
כעת, נוכל לסדר אותן בתעדוף נכון ועפ"י לוח זמנים רצוי, באופן שבו הן יאפשרו את ביצוע 'משימת-האב'.

כל מסלול של קילומטר מורכב מ 1500 צעדים קטנים.
כל מכונה, ואפילו המסובכת ביותר - מורכבת מחלקים פשוטים.

כל פרויקט, ואפילו המורכב ביותר – ניתן לפשט לאוסף של פעילויות קטנות ופשוטות.

משימה שתלויה במשימה אחרת: לעיתים רבות, ביצוע משימה תלוי בביצוע משימה קודמת. במקרה זה יש להגדיר את המשימות באופן שביצוע משימה א' יסתיים לפני תחילת משימה ב' וכמובן לתזמן אותן כך שיתכנסו ללוחות הזמנים הדרושים.

לדוגמא: המשימה - ללמוד את תפקיד מנהל שרשרת אספקה
דרך הביצוע: לעבור הכשרה מקצועית באמצעות קורס מעשי לניהול שרשרת אספקה
משימה לפני כן: לקורס הנ"ל יש דרישה מוקדמת המחייבת שליטה ב'אקסל למתקדמים'.
משימה לפני כן: צריך לברר על מקומות מתאימים ללימוד, מבחינת תוכן, תקציב, מיקום, זמן.

המרת משימה שאינה ריאלית למשימה ריאלית וברת ביצוע:
כאשר הוצבה בפנינו משימה שאינה ריאלית עבורנו, אנו יכולים להפוך אותה לריאלית בכך שנהפוך אותה ל'משימת-המטרה' שלנו.
כעת, נוכל לתכנן את המסלול הנדרש מהנקודה הנוכחית בה אנו מצויים ועד ליצירת התנאים הנדרשים לביצוע המשימה שמהווה את משימת-המטרה שלנו. בתכנון הביצוע, נגדיר את רצף המשימות (ויעדי-ביניים) אשר ייקחו אותנו משלב לשלב.

 

לדוגמא: אני רוצה לפתח 'יכולת מנהיגות' ראשונית לקראת תפקיד אפשרי כמנהל צוות
זו איננה הגדרה של משימה! אבל, ניתן להפוך אותה ל'מטרה' או ל 'משימת אב' ולייצר תכנית פעולה המורכבת משורה של משימות שמטרתן להוביל אותנו אל המטרה שהוגדרה.
במקרה הנ"ל, אוכל לדוגמא לפרט את מיומנויות המנהיגות הבסיסיות להן אדרש, ולבחון מה עלי לעשות בכדי לרכוש את המיומנויות הללו. וכנ"ל, כל מיומנות שהיא מורכבת, אוכל לפרק באופן דומה למרכיבים הבונים אותה, כך שאוכל בהדרגה לרכוש את המיומנות הרצויה.

*למעשה, חלק מהשיטות הנהוגות באימון מנהלים ופיתוח מנהלים מכוונות לבניית מיומנויות מנהיגות למנהלים צעירים. מיומנויות אשר ניתן לרכוש ולתרגל!

משימה-צוותית: רצוי שכל משימה צריכה תהיה תלויה בביצוע של אדם אחד בלבד.
ככל שיידרשו מספר רב יותר של אנשים לביצוע משימה אחת, כך תגדל המורכבות והסיכון לקונפליקטים.
לכן, כאשר מדובר במשימה-צוותית או מחלקתית, ההמלצה היא לחלק את המשימה לתתי-משימות בין כל חברי הצוות או המחלקה, באופן שבו כל אחד מחויב לחלקי המשימה שהוא קיבל לביצוע. במידה ומשימה כלשהי צריכה להתבצע ע"י יותר מאדם אחד, הכרחי שיהיה אדם אחד המוגדר כאחראי למשימה. בנוסף, על מנהל הצוות לדאוג לניהול ומעקב ביצוע של כל המשימות והתזמון הנכון ביניהם, כדי שיתכנסו לקו הסיום בהצלחה.

מנהל צוות חייב להקצות משימות ברורות לכל אחד מחברי הצוות, באופן בו ברור מי עושה מה, מתי, באילו אמצעים וכו'.

אי אפשר להסתפק בהנחיה כללית, כגון: "שמישהו ידאג לניקוי המכונות בסגירת היום".
הנחיה כזו סביר להניח שלא תתבצע או שתתבצע באופן לא מתואם, ולא תענה לציפיות ולדרישות.

יש לכם דוגמאות מעניינות?

תרצו לשמוע עוד על ניהול משימות?

נשמח שתכתבו לנו ותשתפו אותנו.

צרו קשר: Contact@re-spect.co.il